Google Drive là gì? Các tính năng cơ bản của Google Drive từ A-Z cho người mới

1. Tìm hiểu khái niệm Google Drive là gì? Google Drive có ưu điểm, nhược điểm gì?

1.1. Tìm hiểu khái niệm Google Drive là gì?

Google Drive là một dịch vụ lưu trữ đám mây được cung cấp bởi Google, cho phép bạn lưu trữ mọi loại tệp như tài liệu, hình ảnh, video,... trên internet. Thay vì chỉ lưu trữ trên máy tính, bạn có thể truy cập và chia sẻ các tệp này từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, chỉ cần bạn có tài khoản Google.

1.2. Google Drive có ưu điểm, nhược điểm gì?

Sau khi đã hiểu về khái niệm Google Drive là gì, Saymee sẽ giúp bạn nêu bật những ưu và nhược điểm của Google Drive:

Ưu điểm:

• Miễn phí dung lượng khởi điểm: Google Drive cung cấp 15GB dung lượng miễn phí cho mỗi tài khoản, đủ để lưu trữ một lượng lớn dữ liệu cá nhân.
• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Chỉ cần có kết nối internet và tài khoản Google, bạn có thể truy cập dữ liệu trên mọi thiết bị. 
• Dễ dàng chia sẻ và làm việc nhóm: Bạn có thể chia sẻ các tệp với người khác, cho phép họ xem, chỉnh sửa hoặc bình luận trực tiếp trên tài liệu. 
• Tích hợp với các ứng dụng Google khác: Google Drive làm việc rất tốt với các ứng dụng văn phòng của Google như Docs, Sheets, Slides, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. 
• Bảo mật cao: Dữ liệu của bạn được bảo mật trên các máy chủ của Google, giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu. 
• Tìm kiếm thông minh: Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy bất kỳ tệp nào trong kho lưu trữ của mình. 
• Hỗ trợ nhiều định dạng tệp: Google Drive hỗ trợ hầu hết các định dạng tệp phổ biến, từ tài liệu văn bản, bảng tính, đến hình ảnh, video và các loại tệp khác.

Nhược điểm:

• Dung lượng miễn phí có hạn: 15GB có thể nhanh chóng hết, đặc biệt nếu bạn lưu trữ nhiều tệp lớn như hình ảnh, video. Bạn sẽ phải trả phí để mua thêm dung lượng lưu trữ.
• Cần kết nối internet: Bạn cần có kết nối internet để truy cập và làm việc với dữ liệu trên Google Drive.
• Phụ thuộc vào Google: Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên máy chủ của Google, vì vậy bạn sẽ phụ thuộc vào dịch vụ của họ.
• Tính năng nâng cao có thể bị giới hạn: So với các dịch vụ lưu trữ đám mây khác, một số tính năng nâng cao của Google Drive có thể bị giới hạn hoặc yêu cầu trả phí.

2. Liệt kê các tính năng cơ bản của Google Drive từ A-Z cho người mới

Google Drive là ứng dụng rất phổ biến hiện nay, được nhiều người dùng lựa chọn và sử dụng nhờ những tính năng ứng dụng này mang lại. Sau đây Saymee sẽ liệt kê các tính năng cơ bản của Google Drive để cung cấp thêm thông tin cho những người mới tiếp xúc ứng dụng này.

2.1. Liên kết các ứng dụng cung cấp

Google Drive không chỉ đơn thuần là một nơi để lưu trữ tệp, mà còn là một nền tảng kết nối với nhiều ứng dụng khác nhau, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Tính năng liên kết các ứng dụng của Google Drive cho phép bạn:

• Tích hợp với các ứng dụng văn phòng: Google Drive làm việc liền mạch với các ứng dụng văn phòng của Google như Docs, Sheets, Slides. Bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tiếp trên Drive.
• Kết nối với các ứng dụng bên thứ ba: Google Drive có thể kết nối với hàng ngàn ứng dụng khác, từ các công cụ quản lý dự án, phần mềm thiết kế đồ họa đến các ứng dụng chuyên dụng trong nhiều lĩnh vực khác.
• Tự động hóa công việc: Bạn có thể thiết lập các quy trình tự động để đồng bộ hóa dữ liệu giữa Google Drive và các ứng dụng khác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi.

2.2. Gửi tệp trực tiếp qua email

Nếu bạn đã có file tài liệu trên Google Drive và muốn gửi chúng qua email thì hoàn toàn dễ dàng chỉ 1 click chuột chọn file trên Google để gửi trực tiếp qua email thay vì phải tải file từ Google Drive về máy tính rồi mới tiến hành tải lên thư Email.

Tính năng này không chỉ giúp việc chia sẻ dữ liệu nhanh chóng mà việc gửi tệp trực tiếp qua email từ Google sẽ tối ưu hơn bởi thay vì gửi tệp đính kèm trên email chỉ hỗ trợ tệp dung lượng tối đa 10MB thì việc gửi file đã tải trên Google Drive cho phép dung lượng tối đa 10GB.

Hơn nữa, người nhận có thể xem tệp trực tiếp hoặc lưu trên Drive của họ mà không cần tải về thiết bị.

Nếu bạn muốn gửi tệp trực tiếp qua email từ Google Drive, bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng Drive (Insert files from Drive). 

2.3. Sao lưu dữ liệu từ Google Drive qua các thiết bị cá nhân

Bạn muốn đồng bộ dữ liệu để có thể sử dụng trên tất cả các thiết bị khác dễ dàng dù không có dây kết nối. Google Drive sẽ là trợ thủ đắc lực giải quyết vấn đề nhờ tính năng sao lưu dữ liệu từ Google Drive qua các thiết bị cá nhân.

Cách sao lưu rất đơn giản:

• Bước 1: Vào danh mục Cài đặt trên điện thoại => kéo xuống chọn Tài khoản và sao lưu => tại mục Google Drive, bấm Sao lưu dữ liệu.

• Bước 2: Click vào Dữ liệu Tài khoản Google => tại đây bạn chọn mục muốn sao lưu như Tài liệu, Danh bạ, Drive,...

2.4. Dễ dàng làm việc nhóm trên Google Drive

Google Drive không chỉ là nơi lưu trữ tệp đơn thuần mà còn là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Với các tính năng hợp tác thông minh, Google Drive giúp các đội nhóm làm việc cùng nhau một cách liền mạch, tăng năng suất và chất lượng công việc.

Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp với bất kỳ ai cùng một lúc, cho phép họ có quyền xem, bình luận, chỉnh sửa trực tiếp trên tệp. Nhiều người có thể chỉnh sửa cùng một tệp đồng thời, theo dõi các thay đổi của nhau và bình luận trực tiếp trên tài liệu.

Ngoài ra, Google Drive tự động lưu lại lịch sử các phiên bản của tệp, giúp bạn dễ dàng so sánh và khôi phục các phiên bản cũ nếu cần.

2.5. Có thể mở tệp bằng nhiều định dạng trên Google Drive

Google Drive không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ tệp mà còn là một công cụ làm việc trực tuyến đa năng. Một trong những tính năng nổi bật của Google Drive là khả năng mở được nhiều định dạng tệp khác nhau, giúp bạn làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn.

Google Drive hỗ trợ một loạt các định dạng tệp phổ biến, bao gồm:

• Tài liệu văn bản: DOCX, DOC, PDF, TXT
• Bảng tính: XLSX, XLS, CSV
• Bài thuyết trình: PPTX, PPT
• Hình ảnh: JPG, PNG, GIF, BMP, SVG
• Video: MP4, MOV, FLV, AVI
• Âm thanh: MP3, WAV, OGG
• Và nhiều định dạng khác: ZIP, RAR, CAD, HTML,...

Bạn có thể linh hoạt lựa chọn định dạng file khi mở bằng cách nhấp chuột phải vào tệp và chọn "Mở bằng".

2.6. Dễ dàng tạo biểu mẫu để thu thập dữ liệu qua Google Drive

Một trong những tính năng nổi bật của Google Drive là khả năng tạo biểu mẫu (Google Forms) một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Tính năng này rất cần thiết trong trường hợp bạn muốn khảo sát và thu thập dữ liệu, Google Drive cung cấp đa dạng biểu mẫu giúp bạn lựa chọn được biểu mẫu phù hợp với chủ đề muốn thu thập dữ liệu.

3. Những lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng Google Drive

Google Drive là một công cụ lưu trữ đám mây vô cùng tiện lợi, nhưng để tận dụng tối đa và tránh những rắc rối không đáng có, bạn nắm rõ những lưu ý quan trọng trong quá trình sử dụng như sau:

• Bảo mật tài khoản: bằng cách sử dụng mật khẩu phức tạp, kết hợp chữ cái in hoa, in thường, số và ký tự đặc biệt. Tăng cường bảo mật tài khoản bằng cách bật xác thực 2 bước. Đặc biệt không click vào các liên kết lạ, nhất là những liên kết yêu cầu bạn đăng nhập lại tài khoản Google.
• Quản lý dung lượng: Luôn theo dõi dung lượng lưu trữ còn lại để tránh trường hợp hết dung lượng. Thường xuyên xóa các tệp tin không còn sử dụng để giải phóng dung lượng. Nén các tệp lớn trước khi tải lên để tiết kiệm dung lượng. 
• Chia sẻ và quyền truy cập: Khi chia sẻ tệp, hãy cẩn thận lựa chọn cấp độ quyền truy cập (xem, bình luận, chỉnh sửa) cho từng người. Tránh chia sẻ thông tin cá nhân, tài liệu quan trọng hoặc thông tin mật trên Google Drive và thường xuyên kiểm tra lại danh sách những người có quyền truy cập vào tệp của bạn. 
• Đồng bộ hóa và sao lưu: Đảm bảo thiết bị của bạn luôn được đồng bộ với Google Drive để dữ liệu luôn được cập nhật. Ngoài việc sử dụng Google Drive, bạn nên sao lưu dữ liệu quan trọng vào các thiết bị lưu trữ khác để phòng trường hợp khẩn cấp. Bên cạnh đó, Google Drive lưu trữ lịch sử các phiên bản của tệp, hãy tận dụng tính năng này để khôi phục lại phiên bản cũ nếu cần.

4. Tải dữ liệu nhanh chóng mặt, tốc độ vượt trội nhờ dung lượng 7GB/ngày của SIM SON Saymee

Bạn đang tìm kiếm một chiếc SIM “rủng rỉnh” data tốc độ vượt trội, “không ngán” bất kỳ một tác vụ “ngốn” data nào như upload/ download dữ liệu, tải phim, tải game,... bao mượt mà? Vậy thì Saymee xin tự ứng cử siêu phẩm SIM SON với những điểm mạnh riêng biệt đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu kết nối internet đa hướng.

Đa dạng các gói cước với cước phí siêu rẻ, data không chỉ khỏe còn khủng, minh chứng rõ nhất chính là gói BIGME, chỉ 125K/ 30 ngày, tính ra chỉ khoảng 4K/ngày bạn đã có ngay 7GB data tốc độ cao sử dụng cả ngày, không giới hạn ứng dụng truy cập, thả ga kết nối mọi nền tảng. Sử dụng SIM SON đăng ký gói BIGME với cú pháp BIGME gửi 9394, bạn sẽ không còn lo lắng tình trạng phải dè xẻn data, lướt nét trong tâm thế lo lắng 4G hết giữa chừng.

Độc quyền miễn phí lựa chọn số SIM SON hợp mệnh chính mình, Saymee là nhà mạng đầu tiên ứng dụng công nghệ chọn số SIM hợp mệnh dựa trên 5 phương thức Huyền học với các luận giải có sự bảo chứng bởi chuyên gia. Việc của bạn chỉ cần điền tên, ngày tháng năm sinh, hệ thống ngay lập tức hiển thị các số SIM hợp mệnh dành riêng cho bạn, không chỉ thể hiện “chất riêng” mà còn là “vật phẩm phong thủy” kích hoạt và thu hút những điều may mắn.

Chưa hết, hệ sinh thái trên ứng dụng Saymee được giới trẻ đặc biệt quan tâm nhờ sở hữu nhiều tính năng thú vị như ôn luyện và thi thử Ielts/Toeic, sử dụng Chat GPT mọi lúc mọi nơi không giới hạn, tương tác với các tính năng hấp dẫn Gen Z gồm Tín hiệu Zũ trụ, Saymee Xập Xình, Lật bài, Bói tình iu, Check mood,... Ngoài ra, đừng quên sở hữu những voucher mua sắm với mã giảm giá cực khủng hay dung lượng data free nhờ đổi điểm Meetik hay chơi game trực tuyến nhận quà hiện vật giá trị nữa nhé!

Từng ấy điểm mạnh sao mà không mê được, chỉ cần có trong tay SIM SON Saymee mọi ưu đãi trên sẽ thuộc quyền sở hữu và sử dụng của bạn. Đăng ký mua eSIM/SIM SON Saymee ngay trên app hoặc website Saymee, hoàn thành các thủ tục thanh toán mua SIM Data và kích hoạt trực tuyến, SIM sẽ được giao tận nhà bạn. Đối với chọn mua eSIM, thông tin kích hoạt sẽ được hệ thống gửi qua email của bạn ngay lập tức.

• “Sắm” SIM SON, chọn số hợp mệnh TẠI ĐÂY!

Saymee vừa giúp bạn hiểu Google Drive là gì, đây thực sự là công cụ hữu ích trong công việc hay học tập. Những tính năng của Google Drive đáp ứng hầu hết nhu cầu của người dùng. Hi vọng bạn đã hiểu chi tiết về Google Drive và có những trải nghiệm sử dụng ứng dụng hoàn hảo.

Xem thêm:

• Cách đăng nhập ChatGPT siêu đơn giản
• Merlin ChatGPT là gì? Hướng dẫn sử dụng Merlin ChatGPT
• Thử ngay cách cài Chat GPT trên máy tính siêu đơn giản
• Bật mí cách tải ChatGPT miễn phí 100%: Bạn đã biết chưa?
• Hướng dẫn cách sử dụng chatgpt hiệu quả